G Suite logo
0216 494 30 32

İşletmelerin ihtiyacı olan çok sayıda uygulamayı tek abonelik ile sunan Bulut tabanlı bir paket programdır.  G Suite, şu ürünleri sunar.

 
 
 
 

G Suite Paylaşım Özellikleri

G Suite'in Bulut (Cloud) tabanlı olması nedeniyle doküman paylaşımı hakkında son derece esnek seçenekler sunar. Paylaşılan bir doküman üzerinde kaç kişi çalışıyor olursa olsun, aslında herkes aynı doküman üzerindedir.

G Suite'in Dokümanlar, Tablolar, Takvim, Sunumlar veya diğer uygulamalarının ortak özelliği, bu dokümanları şirket içinden veya dışından  dilediğiniz kişi veya grup ile paylaşabilmenizdir. Üstelik bu paylaşımlarda "yalnızca okuma", "yorum yapabilme" veya "tam denetim" gibi seçenekleri kullanıcılarınıza sunabilirsiniz. Bu seçenekleri dilediğiniz zaman kullanıcı bazında da değiştirerek doküman üzerinde tam denetime sahip olursunuz.

Bu paylaşım özelliğinin sağladığı bir başka önemli avantaj da, aynı doküman üzerinde 50 kişi aynı anda çalışabilme olanağınızdır. Bu olanağı kullanırken, doküman üzerinde kimin ne yapmakta olduğunu da anlık olarak görebilirsiniz.

Bir dokümanı, herhangi bir oturum açma gereksinimi duyulmadan, ilgili dokümanın bağlantısını bilen internetteki herkesin görebileceği şekilde de paylaşabilirsiniz. Bu seçenek, herhangi bir dokümanı web sitenizde de kolaylıkla yayınlamanıza olanak verir.

Paylaşım vermek istediğiniz doküman için size ayrıca bir bağlantı da verilir. Bu bağlantıyı dilediğiniz kişiyle paylaşabiliyorsunuz.

Birbirleriyle sorunsuz bir biçimde çalışacak şekilde tasarlanan bu programlar, E-posta, Elektronik tablolar, Dokümanlar, Sunumlar, Depolama ve Takvim gibi uygulamaları hiç bir kurulum yapmadan, (Cep telefonu, Tablet veya Masaüstü gibi) dilediğiniz cihazdan kullanmanıza olanak verir.

 

Son teknoloji ile her yerden çalışma özgürlüğü sunar.

Özellikle personel sayısı fazla olan şirketlerde, aynı doküman üzerinde birlikte çalışmak bazen hayati öneme sahip olabilir. G Suite'e dahil tüm programlar Bulut tabanlı olduğundan, aynı doküman üzerinde (50 kişi) aynı anda çalışabilir ve tüm çalışanlar, diğerlerinin ne yapmakta olduklarını anlık olarak görebilirler.

E Posta
Kurumsal e-posta
Drive
30 GB depolama
Dokümanlar
Bulutta Word
Tablolar
Bulutta Excell
Slaytlar
Power Point
Hangoust
Video görüşme
Takvim
Takvim
Formlar
Formlar
G Plus
Google+
Authenticator
Ekstra güvenlik
Cihaz politikası
Mobil denetim
Admin konsolu
Yönetim Paneli
Daha Fazla Göster

30 GB Depolama (Google Drive)

Google Drive sayesinde, her kullanıcının 30 GB'lık bir depolama alanı olur. Business ve Enterprise sürümde ise bu alan sınırsızdır.

Bu alan, e-postalarınızın ekleri ve diğer dosyalarınız için kullanılır.

Google Dokümanlar, Tablolar ve Sunumlar kullanılarak oluşturulmuş dosyalar, bu alandan düşülmez.

Google Drive sayesinde e-posta alışverişlerindeki büyük dosya iletme sorunları neredeyse ortadan kalktığı gibi, Drive'a eklediğiniz herhangi bir dosyayı da dilediğiniz kişilerle paylaşabilirsiniz. Dilerseniz paylaşım izinlerini de ayarlayarak, ilgili kişinin dosyanızı indirmesine izin vermeyebilirsiniz. Veya bu ayarları dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.

Google Drive, tıpkı diğer G Suite uygulamaları gibi Google Cloud'da çalışır. Dilediğiniz cihazdan, cep telefonu da dahil erişip, düzenleyebilirsiniz. Değişiklikleriniz anında kaydedilir. Kaydetmek için sizin hiç bir işlem yapmanız gerekmez. Dilerseniz bu Drive klasörünün Bilgisayarınızda da bir kopyasını saklayabilir ve bu klasörün Buluttaki klasör içeriği ile senkronize olmasını sağlayabilirsiniz.

 

Google Cihaz Politikası

İşletmenize bağlı tüm Mobil cihazları (Cep telefonlar veya Tabletleri) G Suite sistemine dahil eden ve bu sayede işletmenize ait tüm cihazları denetim altına alabileceğiniz bir mobil uygulamadır.

 

En az 2.2 versiyona sahip mobil cihazlarda çalışan bu uygulama, işletmenize ait tüm mobil cihazların Super User (G Suite'in en yetkili hesabı) tarafından belirlenen kurallara bağlı olarak çalışmasına olanak verir. Bu uygulamanın kurulu olduğu Mobil cihazlar, yönetici tarafından belirlenmiş kurallar haricinde kullanılamazlar.

Bu uygulama ile yöneticiniz;

  • G Suite yöneticiniz (Super User) bu uygulamayı kurmanızı zorunlu hale getirmişse, bu uygulamayı yüklemeden o kuruluşa ait hesabı o cihazda kullanamazsınız.

  • Cihazın şifre gücünü belirli bir seviyeye getirmenizi şart koşabilir.

  • Cihaz şifresinin uzunluğunu minimum bir seviyede tutmanızı isteyebilir.

  • Yöneticiniz ayrıca, uygulamayı kullanarak kablosuz ağları yapılandırabilir ve ağ erişimi sertifikalarını yönetebilir. Yönetici, bir ağa yalnızca ağ adını ve şifresini bilen kullanıcıların bağlanabileceği şekilde ağın ayrıntılarını gizlemeyi seçebilir.

  • Cihaz silinmeden önce izin verilen geçersiz şifre sayısını belirleyebilir.

  • Süresi dolup engellenen şifrelerin sayısını belirleyebilir.

  • Cihaz şifresinin süresinin dolmasına kalan gün sayısını belirleyebilir.

  • Bir cihazın kaç dakika boşta kaldıktan sonra otomatik olarak kilitleneceğini belirleyebilir.

  • Uygulamaları denetleyebilir

  • Bir cihazdan uzaktan hesap kaldırma yetkisine sahiptir.

  • Bir cihazı uzaktan silme yetkisine sahiptir.

  • Device Policy uygulamasının sürüm gereksinimlerini belirleyebilir.

  • Silme işleminden önce cihazın senkronize edilmediği gün sayısını belirleyebilir.

  • Güvenliği ihlal edilen cihazları engelleyebilir.     

 

Offline Çalışma

Her zaman internet bağlantısına sahip olamayabilirsiniz. Bağlantınız olmadığında da G Suite ürünlerinin tümünü kullanmaya devam edebilirsiniz. Yaptığınız değişiklikler, cihazınız internte bağlanır bağlanmaz orjinal dokümanınıza yansıtılacaktır. Bunun için sizin hiç bir işlem yapmanız gerekmez. 

Özellikle mobil kullanıcılar için önemli olan bu özellik sayesinde, e-postalarınıza internet bağlantınız olmadığında bile ulaşabilir hatta yeni e-postalar hazırlayabilirsiniz. Gönder tuşuna bastığınızda, internet bağlantınız gelene kadar bu e-posta bekletilir ve internet bağlantınız geldiği anda sessizce gönderilir.

Bazı durumlarda, Ofline olduğunuzda yaptığınız değişikliklerin, Online olduğunuzda dokümanın orjinaline işlenmesini istemeyebilirsiniz. Bu durumda da çevrim dışı çalışma ayarını değiştirerek, Ofline da yaptığınız değişikliklerin ilgili cihazda kalmasını sağlayabilirsiniz. Bu durumda unutulmaması gereken, yalnızca Offline çalışmanın etkinleştirildiği cihazdaki değişikliklerin ilgili cihazda kalacağı, eğer orjinal cihazdaki belgede siz başka bir cihazdan erişerek veya dokümanı paylaştığınız başka bir kişi değişiklik yaparsa, bu değişikliklerin dokümanın orjinaline geçirileceğini bilmelisiniz.

 

Video Görüşmeler ve Ekran Paylaşımı (Hangouts)

İletişim en etkili yöntemlerinden olan Video görüşmeler de G Suite de unutulmamış. G Suite de bu hizmet Google Hangouts adıyla bizlere sunulmuş.

E-posta göndermekten daha fazlasına (video görüşme gibi) ihtiyaç duyduğunuzda bilgisayarınızdan bile e-posta arayüzünüzden erişebilirsiniz Google Hangouts'a. 

  • Google Hangouts, bir video görüşme programından çok daha fazlasıdır. Bu uygulama sayesinde ekranınızı dilediğiniz kişiyle paylaşarak uzaktan destek alabilirsiniz. 

  • Google Hangouts ister tek bir kişiyle, ister ile aynı anda 10 kişiyle video konferans gerçekleştirebilirsiniz.

  • Google Hangouts  ile Bilgisayarınızdan veya cep telefonunuzdan telefon görüşmesi de gerçekleştirebilirsiniz. Ancak bu görüşmelerin (en azından şimdilik) A.B.D. ve Kanada dışında belirli ücretlere tabi olduğunu da bilmelisiniz.

  • Google Hangouts ile mobil cihazınızdan SMS göndermeniz de mümkündür.

  • Google Hangouts  ile diğer kişilerle Fotoğraf veya Konum paylaşabilirsiniz.

 

Google Takvim

Belki daha önce farklı araçlarla kullandığınız, belki şimdiye kadar hiç kullanmadığınız Takvim uygulaması G Suite de yerini almış.

Google Takvim ile işlerinizi, toplantılarınızı son derece kullanışlı şekilde hem Bilgisayar, hem mobil cihazınızda rahatlıkla hazırlayabilirsiniz. 

  • Takviminizi dilediğinizi kişi veya gruplarla paylaşabilirsiniz

  • Takvimini sizinle paylaşmayı seçmiş kullanıcıların tümünün boş vakitlerini bir bakışta görerek, bu boş vakit ile ilgili yeni bir etkinlik hazırlayabilirsiniz. Bu durumda ilgili kişiler, bu konuda derhal bilgilendirilirler

  • Takviminizdeki etkinliklerin sürelerini sürükle-bırak yöntemiyle dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz

  • Birden fazla Takvime sahip olabilirsiniz

  • Farklı saat dilimlerinde etkinlikler düzenleyebilirsiniz

  • Takviminizi başkalarıyla paylaştığınızda, belirli zaman dilimlerini bloke edebilirsiniz. Bu durumda ilgili tarihe ilişkin gelen tüm davetler otomatik olarak reddedilir.

  • Sonraki etkinlik için Geri sayım çalıştırabilirsiniz

 

Authenticator (3 boyutlu güvenlik)

Şifreleriniz önemlidir ve onları iyi korumaya çalışırsınız. Ama her şeye rağmen şifrenizi çaldırırsanız, kötü niyetli kişiler, siz hiç farkına bile varmadan hesabınızı ele geçirebilir.

Gerçi halihazırda G Suite hesabınızda birden fala konumda oturum açıldığında G Suite bunu size bir uyarı olarak bildirebilir. Ancak bu uyarı gözümüzden kaçarsa, hesabımız tehlike altında olabilir.

Ayrıca daha önce hiç giriş yapılmamış bir cihazdan hesabınıza giriş yapıldığında Google sizi bu konuda da derhal bilgilendirir.

Ancak dikkat edilirse, yukarıdaki senaryoların tümünde, "hesabınızda oturum açılması" ardından gerçekleşen işlemlerden söz ettik. Oysa Google Authenticator uygulaması, hesabınıza giriş yapılmadan önceki tedbirleri almanızda size yardımcı olur.

Peki nasıl?

  • Google Authenticator uygulamasını telefonunuza indirirsiniz

  • G Suite hesabınızda bu uygulamanın kullanılmasını gerekli hale getirirsiniz

  • Bu aşamadan sonra, herhangi bir kullanıcı hesabınızın şifresini bile ele geçirse, hesabınıza erişemez

  • Artık hesabınıza giriş yapabilmek için bu uygulamanın 30 sn. aralıklarla ürettiği değişken kod olmadan hesabınıza ulaşılamaz.

  • Böylece kötü niyetli kullanıcı, hesabınızın şifresini bilse bile, cep telefonunuzu da ele geçirmeden hesabınıza asla erişemez.

Güvenlik konusundaki en zayıf halka olan sn kullanıcılara büyük kolaylık sağlayan bu uygulama sayesinde, kullanıcıların G Suite hesapları 3 boyutlu bir güvenliğe kavuşur.

 

Özelikle büyük işletmeler için son derece kullanışlı bir İntranet ağı oluşturmak, kurum içi iletişim için son derece yararlı olabilmektedir. 
 

  • Google Siteler ile, hiç bir programlama bilgisine gerek duymadan, bir İntranet oluşturabilirsiniz.

  • Grup şirketleriniz varsa ve G Suite de bu şirketlere ait hesapları birleştirdiyseniz, diğer şirket çalışanları da internete açılmamış sitenizin içeriğine erişebilirler.

  • Kurumunuzdaki çalışanlar, (Ayarları yönetici tarafından belirlenmek suretiyle), bu sitenin içeriğini kurum dışındaki kullanıcılarla da paylaşabilirler.

  • Yönetici gerekli izinler ayarlarsa, bu site tüm internete açık hale de getirilebilir.

Google Siteler (İntranet)

 

Kurumsal E-posta

"Gmail kurumsal" bir halk tabiridir ve Google terminolojisinde böyle bir terim yoktur. Ancak Gmail'in kurumsal olarak kullanımı vardır.

Gmail kurumsal teriminin esin kaynağı; kişisel amaçlı olarak kullanageldiğimiz Gmail altyapısının kurumsal e-postalarda da kullanılmasına imkan verilmiş olmasıdır.

 

Google, bireysel kullanıcıları tarafından çok beğenilen başarılı Gmail altyapısını, kurumsal e-postalarda da kullanılabilecek biçimde geliştirmiştir. Yani şu anda hem adiniz@sirketiniz.com şeklinde kullanmakta olduğunuz e-postanızı, hem kişisel deneyimlerinizden aşina olduğumuz Gmail altyapısını birlikte kullanacaksınız.

Bu esneklik, Google tarafından geliştirilmiş ve geliştirilmesi halen devam eden bir e-posta altyapısını kendi şirketinizin hizmetinde bulacağınız anlamına geliyor. Eski e-postalarınızı, kişilerinizi, kurumsal adresinizi hatta takvimlerinizi kaybetmeden bu harika sisteme entegre olmanız mümkün.

 

Bu sisteme entegre olarak, artık ilkel (webmail gibi) web tarayıcılarıyla veya çeşitli masaüstü yazılımlar vasıtasıyla e-postalarınıza sınırlı erişimden kurtulmuş oluyorsunuz. Artık kurumsal e-postalarınıza herhangi bir tarayıcı ile Gmail arayüzünden ulaşabileceksiniz. Mobil tarafındaki esnek uygulaması sayesinde ise, hareket halindeyken ile e-posta alıp gönderme olanakları sayesinde son derece kullanışlıdır. 

İnternet bağlantınız olmasa bile e-postaları görebilmeniz ve internet bağlantısı geldiğinde otomatik olarak gönderilmek üzere, bağlantınız olmadığında bile e-posta hazırlayabilmeniz atık mümkün. Gmail'in, Drive ile olan uyumlu ilişkisi sayesinde, artık devasa boyutlardaki ekleri e-postanıza eklemek yerine, Google Drive'daki bağlantısını karşı taraf ile paylaşarak limitlere takılmadan büyük dosyaları karşı tarafa ulaştırabilirsiniz.

 

Güvenlik & Bakım

G Suite, Google sunucularında çalıştığı için Güvenlik ve Bakım maliyeti Sıfır'dır.

Dünyanın en güvenli sunucularında, dünyanın en iyi mühendisleri tarafından hem Bakımlarınız yapılır, hem Güvenliğiniz sağlanır.

Google, gibi dev şirketler için son derece kıymetli olan marka itibarının en önemli parametrelerinden biri Güvenliktir. Google sizin verilerinize sizin yapabileceğinizden çok daha fazla güvelik yatırımı yapar ve bu verilerin kötü niyetli kişilerin eline geçmemesi için olağan üstü bir çaba sarf ederler.

Büyüklüğü 700 Milyar Dolar'a yaklaşmış bir şirket, hiç bir şekilde hiç bir kullanıcısının verisini bir başkasıyla paylaşmaz. Böyle bir ihtimalin duyulması, o şirketin yok olması anlamına gelir. Bu büyüklüğe ulaşmış bir şirketiniz olsa, siz böyle bir riski alır mıydınız?

Google, kendi sistemlerinde verilerinizin güvenliğini almakla yetinmeyerek, bilgi güvenliğindeki "en zayıf halka" olarak bilinen "kullanıcı" tarafında da ekstra güvenlik tedbirleri almayı ihmal etmiyor. Şifrenizi çaldırma ihtimaline karşı, 2 adımlı doğrulama olarak da bilinen Authenticator uygulaması ile hesabınıza erişim için şifrenin dışında 30 sn. de bir değişen ve cep telefonunuzda çalışan bir uygulama ile sizi desteklemektedir. Bu uygulama sayesinde şifreniz çalınmış olsa bile, hesabınıza erişmek mümkün olmaz.

 

Takma Adlar (Alias)

Özellikle büyük şirketler için son derece kullanışlı bir yöntem Takma Adlar'dır.

 

Bu takma adlar sayesinde, diğer grup şirketlerinizdeki e-posta adreslerinizden posta alışverişi yapmak için her defasında farklı bir arayüz kullanmak zorunda kalmadan, yalnızca Gmail arayüzünü kullanarak e-posta alıp gönderebilirsiniz. Bu yöntem, e-posta yönlendirmekten daha fazlasıdır. Takma adlar kullanılarak, diğer e-posta (diğer şirketteki) hesaplarınıza gelen e-postaları, Gmail arayüzünden alıp, yine aynı arayüzden, ilgili e-posta (diğer şirketteki) adresiyle yanıtlayabilirsiniz. 

Ayrıca, bir G Suite hesabına bağlı (adiniz@sirketiniz.com gibi) bir hesabınıza bağlı olarak, ancak tamamen farklı bir isimle (takmaadiniz@sirketiniz.com gibi) e-posta alıp gönderebilirsiniz.

Google Gruplar

 

Google Gruplar sayesinde, şirket departman yapınıza ve çalışma koşullarınıza uygun gruplar tanımlayarak, iletişimi daha optimize bir hale getirebilirsiniz.

Bir e-postayı bir kullanıcıya gönderebildiğiniz gibi, bir Gruba da gönderebilirsiniz. Aynı şekilde grup e-posta adresini müşterilerinizle paylaşıp, onların bu adrese e-posta göndermelerini de sağlayabilirsiniz.

 

Gruplar sayesinde örneğin, muhasebe@sirketiniz.compazarlama@sirketiniz.com veya yonetim@sirketiniz.com gibi gruplar tanımlayıp, ilgili çalışanları doğru gruplara dahil ederek, her kullanıcının yalnızca  ilgili olduğu gruba gönderilen e-postaları almasını sağlayabilirsiniz. Bir e-postayı Gruba gönderdiğinizde, o e-postayı yalnızca o Gruba üye kullanıcılar alır. Bazen bir e-posta, şirketin yalnızca bir departmanını ilgilendirir. Diğer departmanlara gönderilen bu e-posta, bilgi kirliliğinin yanı sıra, bazen kurumsal bilgi güvenliğini de tehlikeye düşürebilir. Üretim departmanında çalışanların, Yönetim ile ilgili e-postaları almasını istemiyorsanız son derece kullanışlıdır Google Gruplar.

Ayrıca Grupları bir e-posta adresi gibi kullanarak bu adreslere dışarıdan e-posta gönderilmesini de sağlayabilirsiniz. Örneğin destek@sirketiniz.com adresini müşterilerinizle paylaşarak, şirketinizin yalnızca destek departmanındaki kullanıcılarının erişebileceği hatta gruba gelen e-postaları birbirlerine atayarak ve durum etiketleri belirleyerek izleyebileceği küçük bir destek CRM yazılımı gibi kullanabilirsiniz.

  • facebook-square
  • Twitter Square
  • google-plus-square