Workspace (Eski adıyla G Suite); Google tarafından hazırlanarak işletmelerin hizmetine sunulmuş Bulut tabanlı bir verimlilik paketidir. Onlarca uyumlu ürün tek abonelik altında sunulur. Bu ürüne bir Paket program demek de yanlış olmaz. Ancak alışık olduğumuz paket programlardan farkı, bizim bilgisayarımız yerine Google sunucularında çalışıyor olmasıdır.
Workspace aboneleri, Word, Excell, Power Point gibi temel ofis uygulamalarının yanısıra, Takvim, Bulut depolama (Drive), video konferans ve kurumsal e-posta gibi ondan fazla ürüne aynı anda sahip olurlar.
Bu ürünlerin tümü tek abonelik ile size sunulduğundan, birbirleriyle kusursuz denebilecek bir uyumla çalışırlar. Ayrıca en güncel ve sık kullandığınız 3. parti yazılımlarla da kolayca iletişim kurabilen bu uygulamalar bütünü, size daima en güncel haliyle sunulur. Uygulamaların tamamı, siz hiç bir ekstra çaba sarf etmeden Mobil cihazlarınızla da uyumludur.
Workspace yukarıdaki ürünleri tek abonelikte sağlamakla beraber, kullanıcıların en çok ilgisini çeken ürün, Gmail'in kurumsal e-posta servisidir. Daha önce kişisel Gmail hesabı kullandıysanız, Workspace'i kurumsal olarak kullanmakta hiç zorlanmayacağınızı hatırlatmak isteriz. Workspace size, kişisel kullanımdan zaten aşina olduğunuz bir arayüzde, şirket e-posta hesaplarınızı yönetme imkanı sunar. Tabii ki olanaklar bununla sınırlı değildir.
Yalnızca bir defaya mahsus gerçekleştirilen kurulumdan sonra, artık kurumunuzun (Bilgisayar-Cep telefonu-Notebook gibi) tüm cihazlarından bütün Workspace servislerine ulaşabilirsiniz. Veya yeni bir cihaz satın aldığınızda, o cihazda da herhangi bir kurulum yapmaksızın hizmetleri kullanmaya devam edersiniz. Cihazınız kaybolsa, çalınsa, bozulsa veya virüs bulaşmış olsa bile hiç bir veriniz kaybolmaz.
Workspace , E-posta hizmeti ile ilgi uyandırmış bir ürün olsa da, e-posta hizmeti, dev bir paketin sadece bir parçasıdır aslında. Bu paketin içeriğinde E-posta hizmetinin yanı sıra;
Google Dokümanlar (Word)
Google Slaytlar (Power Point)
Google Sheets (Excell)
Google Drive (Her kullanıcı için 30 GB depolama)
Google Cihaz Politikası (Mobil cihaz denetimi)
Authenticator (3 boyutlu güvenlik)
Siteler (intranet)
Hangouts (Video görüşmeler)
Kurumsal Google Plus
Formlar (Veri toplama, anket yapma)
Gmail (kurumsal e-posta)
Yönetici konsolu
Apps kasası (Yalnızca Unlimited sürümde)
gibi işinizi kolaylaştıracak bir çok aracı ve daha fazlasını sunmaktadır.
Ancak mevcut e-posta altyapınızı Workspace 'e taşımak (özellikle eski verilerinizin senkronizasyonu gibi konular) ileri düzey teknik bilgi gerektireceğinden, bu konuda bir uzmanla çalışmanızı da önemle hatırlatmak isteriz. Aksi taktirde e-posta trafiğiniz tamamen veya tek yönlü olarak durabilir veya en iyi ihtimalle eski epostalarınıza ulaşamayabilirsiniz.
Workspace de başka neler var?
Tanıdık Gmail arayüzünü kullanırken, adiniz@sirketiniz.com gibi kurumsal e-postanızı kullanamaya devam edersiniz
E-posta gönderirken, Ek'lerinin boyutunu veya karşı tarafın e-posta kutusunun doluluk durumunu düşünmeniz gerekmez. Büyük eklerin kendisi yerine Google Drive bağlantısını karşı tarafla paylaşabilirsiniz.
Posta Ekleriniz ve diğer dokümanlarınız için 30 GB devasa bir kapasiteye sahip olur ve gerektiğinde daha fazlası satın alınabilirsiniz.
Entegre Antivirüs yazılımı, e-postalarınızı ve hesabınızı tüm tehdit ve Spamlardan korur.
Farklı domainlerinize bağlı e-postalarınızın tümüne tek tek hesapla ulaşabilirsiniz (özellikle Grup şirketler için kullanışlı bir özellik).
E-postalarınıza ulaşmak için (Microsoft Outlook gibi) herhangi bir masaüstü yazılım kullanmanız gerekmez. Dilerseniz kullanabilirsiniz de.
E-postalarınız için Sunucu Bilgisayarı, Sunucu İşletim sistemi, Exchange programları, Kullanıcı Lisansı gibi edinme maliyetlerinin yanı sıra, Antivirüs, Firewall ve uzman kadro istihdamı gibi işletme maliyetlerine de katlanmanız gerekmez.
Bütün servislerin en güncel sürümü kullanırsınız. Ve bunun için hiç bir şey yapmanız gerekmez.
Marketplace hizmeti ile 800'ün üzerinde 3. taraf program ile diğer bir çok ihtiyaçlarınızı karşılayabilirsiniz.
Excell (Tablolar), Word (Dokümanlar), Power Point (Slaytlar) gibi uygulamaların muadillerini hiç bir kurulum yapmadan, lisans ücreti ödemeden, yalnızca bir İnternet tarayıcısı ile kullanabilirsiniz. Ayrıca bu dokümanları başkalarıyla paylaşmak da son derece kolaydır.
Bilgisayarınızda formatlama, virüs veya güncelleme kaynaklı veri kaybı yaşamazsınız. Her şey Buluttadır.
Bir doküman üzerinde 50 kişi aynı anda çalışabilirsiniz. Ve herkes kimin ne yaptığını anlık olarak görebilir
Hesaba şüpheli erişimlerde cep telefonunuzdan anında bildirim (SMS ve/veya mail) alırsınız.
Eski hesabınızdaki tüm kişi ve e-postaları Google Workspace'e taşıyabilirsiniz.
Tüm (e-posta, kişi, doküman ve belge) verilerinizi, dilediğiniz zaman kendi bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
İşletmenize bağlı tüm cihazları Google Cihaz Politikası uygulaması ile denetim altında tutabilirsiniz.
E-postalarınızı renklerle etiketleyerek posta kutusundaki dağınıklığı önleyebilirsiniz.
E-postaları, sürükle-bırak yoluyla dilediğiniz klasöre veya gruba gönderebilirsiniz.
Şirket yapınıza uygun gruplar tanımlayarak (muhasebe@sirketiniz.com, pazarlama@sirketiniz.com gibi) yalnızca bu gruplara eklediğiniz kullanıcıların grup e-postalarını görmelerini sağlayabilirsiniz.
Google Gruplar ile, e-posta havuzları oluşturabilirsiniz. Bu e-posta havuzlarını (örneğin; destek@sirketim.com) küçük bir CRM yazılımı gibi kullanabilirsiniz. Bu hesaplara gelen e-postaları, dilediğiniz kullanıcı ile ilişkilendirip, e-postadan kimin sorumlu olduğunu, durumunun (işlemde, tamamlandı gibi etiketleyerek) ne olduğunu anlık olarak izleyebilirsiniz.
Ayrıca Takvim, Hangouts (video görüşmeler), Siteler, 3 boyutlu güvenlik uygulaması (Authenticator), anlık mesajlaşma, Google Cihaz Politikası (Mobil cihazları uzaktan yönetme) gibi bir çok hizmeti de ek bir ücret ödemeden kullanabilirsiniz.
Google Drive uygulaması ile kullanıcı başına 30 GB'lık bir depolama alanına sahip olursunuz. Google Drive'a gönderdiğiniz bir dosyaya, zaman, mekan ve cihazdan bağımsız olarak özgürce ulaşır, hatta ilgili dokümanları düzenlemeye devam edebilir veya dilediğiniz dokümanı, dilediğiniz kişiyle paylaşabilirsiniz.
Google Drive'a erişmek için Tarayıcı dışında hiç bir uygulamaya ihtiyacınız yoktur.
Dilerseniz Google Drive'ın masaüstü uygulaması ile Offline olarak da çalışabilirsiniz. İnternete bağlandığınızda, bilgisayarınızdaki dosyalar ile Buluttaki dosyalarınız otomatik olarak senkronize edilir.
Dokümanlarınızda sesli yazma özelliğinden yararlanabilirsiniz
internete bağlı herhangi bir cihazdan hiç bir kurulum yapmadan tüm hizmetlere ulaşabilirsiniz.
Google Hanguots (Video) ile ekranınızı başkalarıyla paylaşabilirsiniz
E-posta ile (7/24) destek alabilirsiniz.
Google Workspace Türkiye iletişim hattına : 0212 375 52 25 numarasından ulaşabilirsiniz. (PIN Gereklidir)
Paylaştığınız dokümanların izinlerini ayarlayarak ilgili kişinin dokümanda değişiklik yapabilmesini veya başkalarıyla paylaşabilmesini de denetleyebilirsiniz.
Takvimini sizinle paylaşmış olan herkesin boş vakitlerini bir bakışta görerek, herkesin boş olduğu bir zamanda, tek tıkla bir etkinlik oluşturabilirsiniz
Tüm uygulamalar, en güncel haliyle size sunulur ve yeni sürümler arka tarafta sessiz ve otomatik olarak hemen devreye alınır.
Dokümanlar, Slaytlar ve Tablolar ürünlerinde oluşturulan belgeler, (30 GB) kotanızdan düşürülmez
Google Sites ile sadece şirket çalışanlarının erişebileceği bir intranet kurabilirsiniz
Dokümanı paylaştığınız kişiler, sürekli olarak dokümanın en güncel halini görürler.
Takvimlerinizi yönetebilir ve kurum içi veya harici kullanıcılarla paylaşabilirsiniz. Ayrıca Masaüstü uygulamasında ayarladığınız Takviminiz sizi cebinizde de haberdar eder.
Kanıtlanmış Google marka güvencesine sahip olursunuz
Her kullanıcının yetkilerini ve sistem kullanım biçimini ayarlayabilirsiniz (Supper User)
Google Hangouts ile aynı anda 15 kişiyle video konferans yapabilirsiniz.
Google Hangouts ile ekranınızı dilediğiniz kişiyle paylaşarak yardım alabilir/verebilirsiniz
İşten ayrılmış bir personelin, hesabıyla tüm ilişkisini kesebilir, verilerini başka bir kullanıcıya aktarabilirsiniz.